Të gjithë ne  jemi marrës dhe dhënës të emaile-ve.Edhe pse duket sikur ky lloj komunikimi është fare praktik dhe nuk përmban rëndësi të veçantë, specialistja e karrierës, Barbara Pachter, thotë se ka shumë mënyra se si të shprehni profesionalizëm përmes email-eve.

Përfshini një subjekt

Shembuj të një titulli të postës elektronike të shkruar siç duhet janë: “Data e takimit është ndryshuar”, “Pyetje rreth prezantimit”, “Sugjerime për propozimin”. Njerëzit shpesh vendosin nëse do t’i hapin apo jo email-et bazuar te subjekti. Zgjidhni një fjalë apo tog fjalësh që t’i japë marrësit një ide për çështjen që shtjellon email-i.

Përdorni një adresë profesionale

Nëse punoni për një kompani, duhet të përdorni adresën zyrtare të kompanisë. Por nëse përdorni një email privat duhet gjithashtu të tregoheni të kujdesshëm në përzgjedhjen e tij. Një adresë profesionale përmban emrin dhe mbiemrin tuaj. Kurrë mos përdorni adresa email-i që nuk janë të përshtatshme për profilin tuaj të punës.

Mendohuni mirë përpara se t’u përgjigjeni të gjithëve

Askush nuk do të lexojë email-e nga 20 njerëz. Shpërfillja e email-eve mund të jetë e vështirë, kur shumë njerëz i marrin lajmërimet e tyre në celular ose në mesazhe që shfaqen në ekranin e kompjuterit. Kufizoni përdorimin e butonit “përgjigjuni të gjithëve” vetëm për rastet kur është e nevojshme.

Përdorni përshëndetje profesionale

Mos iu referoni kolegëve tuaj me fjalë si “Ç’kemi djema” apo “Si jeni, njerëz”. Natyra e relaksuar e mënyrës së shkrimit nuk ka përse të reflektohet në email. “Ç’kemi”, është një përshëndetje shumë informale, ndaj përdorni përshëndetje më zyrtare. Gjithashtu në email-e duhet të shkruani emrin e gjatë të një personi, jo shkurtimin me të cilin i thërrisni.

Kini  kujdes me humorin

Humori mund të mos kuptohet në një email, për shkak se mungon toni i duhur dhe shprehja e fytyrës. Në një shkëmbim profesional, është më mirë ta lini jashtë humorin, pasi diçka që për ju mund të përbëjë argëtim, nuk mund të jetë për një tjetër kështu. Me raste, shakatë në të folur tingëllojnë shumë ndryshe në të shkruar.

Asgjë nuk është konfidenciale

Shkruani siç duhet, pasi çdo mesazh elektronik mbetet. Një supozim i mirë është të mendoni sikur edhe të tjerët do ta shohin këtë që po shkruani. Për këtë arsye mos dërgoni asgjë që nuk do të dëshironit që të tjerët ta shihnin. Për më tepër që një email mund të dërgohet në formën e tij origjinale vetëm me një buton.